Control eficiente del presupuesto de mantenimiento Industrial

10 febrero 2016

Una de las principales responsabilidades de un Gerente de Mantenimiento es controlar el presupuesto de mantenimiento industrial, pero a través de diferentes organizaciones e industrias, existen profundas diferencias en la forma gestionar el presupuesto de mantenimiento en la práctica. Si bien existen una serie de razones por cuales las organizaciones tienen diferentes enfoques para el desarrollo de un presupuesto de mantenimiento industrial, si lo hacen bien, estos esfuerzos tendrán un gran impacto en la cuenta de resultados de la instalación. Este post proporciona una visión general de algunas prácticas que pueden impactar positivamente en su presupuesto de mantenimiento industrial y su organización.

En muchas organizaciones, el presupuesto de mantenimiento industrial representa un bloque grande de dinero que se registra en el departamento de contabilidad a un centro de coste específico. El presupuesto está dividido en partidas de mano de obra, materiales, servicios contractuales y otros gastos relacionados. Sin embargo, este enfoque carece de la definición y claridad para identificar adecuadamente el exceso de gasto o de control de costes. Sin la capacidad de evaluar y comprender qué activos están requiriendo un gasto excesivo de mantenimiento, el control de costes y gastos del presupuesto de  mantenimiento industrial se vuelve muy difícil.

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Por lo general, recae sobre el jefe de mantenimiento la responsabilidad de definir y aclarar el presupuesto de mantenimiento industrial. Idealmente, el director de mantenimiento tendrá un enfoque para identificar el gasto de mantenimiento frente a los principales activos o grupos más pequeños de equipos. Con la construcción de un presupuesto de mantenimiento al nivel de activos, el impacto coste de mantenimiento y el rendimiento de los activos individuales pueden ser rastreados estrechamente, permitiendo detectar los malos actores y las oportunidades de mejora puedan ser identificadas. Los sistemas informatizados  para la Gestión del Mantenimiento (CMMS) o Gestión de Activos Empresariales (EAM) están diseñados específicamente para manejar el presupuesto de mantenimiento al nivel de activos.

La falta de procesos de gestión hacen que sea difícil de controlar los costos. Como un objetivo de una cámara de fotos fuera de foco, un presupuesto de mantenimiento industrial mal definido hace la identificación de oportunidades de mejora difícil de ver, si no imposible.

Es importante reconocer que la mayoría de los costes de mantenimiento se repiten cada año, y el desarrollo de un presupuesto de mantenimiento industrial preciso para el nivel de activos es un proceso gradual que requiere aproximadamente tres años. En el primer año, los requisitos de mantenimiento de los activos individuales serán una estimación. El presupuesto de mantenimiento industrial para el segundo año será refinado en base a las variaciones observadas y experiencia adquirida en el primer año. El tercer año permitirá un mayor refinamiento y la definición clara de las oportunidades de mejora anuales basados en los dos primeros años.

Además, es importante tener una jerarquía de equipos bien definido con las clasificaciones de criticidad específicas establecidas para cada activo. La jerarquía, junto con un ranking de criticidad bien definido, permite al gerente de mantenimiento centrar los euros en los recursos de mantenimiento que más lo necesitan.

Los costes asignados a un activo por lo general consisten en:

  • Mano de obra
  • Materiales y piezas
  • Servicios externos (outsourcing)

Cuando se construye en un presupuesto, debería ser posible definir los costos mensuales, los costos anuales, y los costos totales de los activos individuales y los gastos de mantenimiento.

Para una plata industrial con miles de activos, el desarrollo de un presupuesto de mantenimiento al nivel de activos puede parecer una tarea onerosa. Por lo general, el primer año de desarrollo del presupuesto es el que consume más tiempo. Sin embargo, una vez establecido el proceso de presupuesto, se hace mucho más fácil en los años siguientes. El presupuesto para cada activo debe ser construido mediante la identificación del mantenimiento preventivo requerido, mantenimiento predictivo, reparaciones correctivas históricas y las reformas esperadas.

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